Floreffe la souriante fait de l'obligation "ICAR" une opportunité

A la suite d'un accord de coopération entre les 3 régions et les autorités fédérales,  le Service public de Wallonie (SPW) a développé l'application ICAR : un registre numérique permettant aux communes de standardiser, créer et maintenir une source authentique des données d'adresses.

Face à l'obligation de travailler avec ce nouvel outil, la commune de Floreffe y a décelé une belle opportunité et a mobilisé l'ensemble de son personnel durant une demi-journée pour effectuer les vérifications de terrain demandées. Aujourd'hui elle en ressort grandie et se félicite du choix de réaliser une telle opération. 

ICAR : Kezako ?

ICAR c'est l'acronyme de "Inventaire Centralisé des Adresses et des Rues en Wallonie". L'usage de cette application, mise à disposition des 262 communes que compte le territoire wallon, est effectif depuis le 1er janvier de cette année. Le développement de ce projet par le Département de la Géomatique du SPW répond à la directive européenne INSPIRE ainsi qu'à un accord de coopération entre les 3 régions et les autorités fédérales.

En savoir plus sur la directive INSPIRE              Consulter l'accord de Coopération

Une seule source, plusieurs usages

Son principal objectif est de supprimer les diverses sources et méthodes de recensement d'adresses existantes pour donner naissance à une base de données unique dont l'encodage et les méthodes de gestion sont standardisées. A terme, une fois son utilisation généralisée, les données issues de l'application seront la base de travail exclusive de nombreux acteurs institutionnels tels que le Registre national, la police, la banque carrefour des entreprises, BPost, le cadastre, …

Concrètement, ICAR est un registre numérique permettant de recenser l'ensemble des rues d'une commune mais aussi de tenir compte des évolutions d'un territoire et de sa population en créant, gérant et localisant les adresses. Illustrons cela par 2 exemples :

• Exemple 1:  Création de rues

A l'issue de la construction d'un nouveau lotissement, 2 nouvelles rues voient le jour. L'outil ICAR permet à la commune concernée d'enregistrer provisoirement les nouvelles rues avant de voir le Conseil communal confirmer leurs ouvertures effectives. Cela permet aux acteurs concernés par la réalisation des travaux (sous-traitants, impétrants, entreprises …) de déjà localiser et nommer le site avant sa mise en service.

• Exemple 2 :  Division d'un bâtiment

Un logement situé rue Michel et portant le numéro 32 est rénové pour abriter 3 appartements. L'application sera utilisée  pour reconnaître la modification du bien en 3 adresses distinctes : le 32a, 32b et 32c.

A la lecture de ces exemples, on pourrait penser que l'outil ICAR empiète sur le Registre national. Soyons clairs, le Registre national continuera son rôle de registre central de la population mais il fera référence à ICAR pour les adresses et les noms de rue.

Les administrations communales en première ligne

Ce sont les Pouvoirs locaux, en l'occurrence les communes, qui ont la charge de gérer l'enregistrement des personnes physiques et morales et des adresses (inscriptions, domiciliation, radiation, numérotation, création de nouvelles rues …). L'accord de coopération n'a pas modifié cette responsabilité. En fait, l'état fédéral a transféré au SPW la supervision et l'accompagnement des communes dans la gestion des adresses et des rues.

Dans ce but, le SPW, nouvel interlocuteur des communes en la matière, a développé un outil. Il a organisé la concertation entre tous les acteurs impliqués et  a réfléchi à de nouvelles procédures. A cela s'est ajoutée la nécessité d'informer et de former les acteurs de terrain. Bref, l'arrivée d'ICAR constitue une vraie révolution au sein des communes, elles qui, dans ce domaine, disposaient d'un lien historique fort avec le Registre national et le Ministère de l'intérieur.

Floreffe relève le défi

Pour mieux comprendre le point de vue des gestionnaires de première ligne, le Géoportail de la Wallonie est allé à la rencontre de l'administration communale de Floreffe. Cette dernière a évoqué sa vision des choses et surtout la manière dont elle a fait face aux exigences liées à la mise en place d'ICAR au sein de ses services.

Un contexte difficile

L'arrivée (ou la mise en place…) d'un nouvel outil au sein d'une administration, surtout de taille moyenne comme l'est celle de Floreffe, constitue une première difficulté.  Même si la volonté est là, on ne dispose pas toujours du temps ni des moyens humains nécessaires pour initier et optimaliser la gestion du changement. De plus, avec ICAR, il ne s'agit pas de gérer une nouvelle matière mais bien de remplacer des outils et des méthodes existants par un nouvel outil impliquant d’autres habitudes de travail. Le tout, dans une période où les changements législatifs sont nombreux et tout aussi importants et mobilisateurs pour l'administration (nouvelle législation sur les marchés publics, nouveau Code du développement territorial…). Enfin, il faut aussi évoquer l'approche des élections communales et la crainte de voir la mise en œuvre d'ICAR ralentir la constitution du registre des électeurs. 

Une autre manière de fonctionner ?

Dans ce contexte, suivre la formation et solliciter l'inscription de son administration dans l'outil ICAR n'a pas vraiment constitué un obstacle. Le plus difficile était de permettre aux agents de s'approprier l'application et de valider la base de données avec l'ensemble des rues et des adresses de l'entité. Une entité qui compte pas moins de 8000 habitants et 3000 maisons. Un vrai défi qui demandait une autre manière de fonctionner.

L'administration dans les rues

Encoder l'ensemble des rues et vérifier les adresses pour initialiser ICAR : une démarche chronophage et répétitive pour un agent seul. Dès lors, pourquoi ne pas consacrer un peu de ce temps à préparer une activité collective permettant de répondre rapidement aux attentes d'ICAR tout en remplissant d'autres objectifs ?  Réponse positive pour la direction de la commune de Floreffe qui, en septembre 2017, organise  une journée "teambuilding" dans les rues de l'entité. Plusieurs équipes constituées d'agents communaux (personnel ouvrier, accueil extrascolaire, personnel d'entretien, direction, échevin des Travaux,…) arpentent 19 circuits quadrillant l'ensemble du territoire communal. L'objectif premier : contrôler les rues et adresses de l'entité en vue d'un enregistrement dans ICAR. Mais, comme évoqué, la journée poursuit aussi d'autres objectifs :

• vérifier que chaque habitation a bien apposé un numéro sur sa façade,
• s'assurer que les immeubles sont occupés,
• renforcer la cohésion et l'implication du personnel communal,
• permettre aux agents de découvrir autrement le territoire communal

Floreffe - Powerpoint de présentation de la matinée ICAR aux agents       Floreffe – Document relevant les points d'attention pour  la vérification des rues 

Objectifs atteints

Au final, l'administration tire un bilan plus que positif de l'opération. Elle a permis d'atteindre les objectifs fixés pour l'implémentation de l'outil ICAR (la vérification des données a plus que doublé en passant de 30 à 76 %) et les autres résultats recherchés. Mais, la direction a également constaté un engagement fort et une certaine fierté des agents qui ont pris part à l'opération. L’administration a aussi bénéficié d'un retour positif de son image auprès de la population, qui a vu l’intérêt porté aux  rues de l'entité .

Poursuivre l'accompagnement et la sensibilisation

Grâce à cette initiative originale de l'administration communale de Floreffe, l'implémentation et l'utilisation de l'outil ICAR ont été confrontées aux pratiques concrètes et quotidiennes des acteurs de première ligne. Elle a permis de faire remonter de nombreuses questions et informations vers les gestionnaires et développeurs du SPW en vue d'améliorer ses fonctionnalités mais aussi la formation et l'information des utilisateurs.

Depuis le 1^er janvier, son usage est obligatoire pour l'ensemble des communes. Le SPW est bien conscient que l'outil doit encore évoluer  et que l'accompagnement et la formation doivent se poursuivre. La réflexion se portera aussi sur les autres partenaires du projet, amenés à utiliser la base de donnés des adresses et des rues.      

EN SAVOIR PLUS :

ACCEDER A LA PAGE ICAR DU GEOPORTAIL

ACCEDER AU SITE DE LA COMMUNE DE FLOREFFE

Merci à Nathalie Alvarez (n.alvarez@floreffe.be), Nathalie Charles (n.charles@floreffe.be) et Stéphanie Denis (s.denis@floreffe.be) de l'administration communale de Floreffe pour leurs sourires et leur disponibilité en vue de la rédaction de cet article