Les données les plus anciennes de la base de données Sols de REQUASUD datent de la fin des années 1980. La base de données est alimentée par des données issues d'un travail de terrain et d'analyses en laboratoire.

Sur le terrain, la parcelle agricole ou le verger à analyser est échantillonné. Le plan d’échantillonnage est une étape essentielle de la méthodologie. En effet, pour qu'une analyse de terre donne des renseignements valables, il est primordial que l'échantillon soit représentatif de la parcelle étudiée. Les directives en matière d’échantillonnage suivent des protocoles et des normes (ISO 10381 et NF X31-100). Ainsi, la parcelle va être subdivisée en zones de prélèvement. Celles-ci sont définies comme des parts de parcelle caractérisées par une même culture dans le même état végétatif, un même précédent cultural, un relief homogène et un sol homogène (couleur, texture, éléments grossiers, humidité, etc.). Au sein de chaque zone, REQUASUD recommande un minimum de 15 points de prélèvement par zone de prélèvement. En général, ce sont entre 15 et 20 carottes de terres qui sont prélevées. Elles sont ensuite mélangées de manière à disposer d’un échantillon composite qui sera analysé. Les prélèvements s’effectuent généralement à la sonde ou, plus rarement, à la bêche (lorsque le prélèvement est réalisé par les particuliers notamment dans le cas d’un jardin potager).

Les particuliers ont la possibilité de réaliser des demandes d'analyse en ligne et de digitaliser précisément la parcelle concernée via l'application REQUACARTO. Cette dernière est également utilisée en routine par les laboratoires afin de définir les zones de prélèvement sur une parcelle et de disposer des informations sur les caractéristiques du sol.

Chaque échantillon, prélevé au sein d’une zone de prélèvement, est ensuite analysé par un des laboratoires provinciaux faisant partie du réseau de laboratoires REQUASUD. L’analyse permet de caractériser la fertilité chimique de la parcelle et ses caractéristiques environnementales, si demandé. Afin de s’assurer de la qualité du travail en laboratoire, REQUASUD s’est inscrit dans une démarche d’accréditation pour l’organisation des essais interlaboratoires « Analyses de terre » depuis plusieurs années. Cette démarche permet de s’assurer de la qualité des analyses et donc des résultats fournis par les laboratoires. De même, les laboratoires du réseau sont engagés dans une démarche de reconnaissance suivant la norme ISO 17025 (mise en application d'un système de management leur permettant de maîtriser entièrement leurs processus).

Avant leur intégration dans la base de données, les données liées à chaque enregistrement sont soumises à une procédure de validation par REQUASUD afin d’écarter les éventuelles données erronées, que ce soit au niveau de l’identification des échantillons ou de l’expression des résultats de l’analyse. L’acceptation des résultats d’une analyse repose sur la confrontation des valeurs des paramètres analytiques à des limites de conformité et sur la vérification de la cohérence des éléments de la fiche signalétique de l’échantillon. Cette fiche de renseignements qui est associée à chaque échantillon constitue la carte d’identité de l'échantillon. Elle est essentielle car elle permet notamment de réaliser des extractions de données en fonction de l’origine géographique, de l’occupation du sol ou du type de culture par exemple.

La base de données est essentiellement alphanumérique mais les échantillons peuvent être localisés géographiquement. A ce niveau, la base présente une certaine hétérogénéité. En effet, jusqu’en 2002, l’origine géographique des échantillons était exclusivement établie à partir du code postal du lieu de prélèvement. Pour la période 2003-2008, deux types de référencement coexistent pour les résultats des analyses de terre dans la base de données de REQUASUD :
- des données géolocalisées uniquement selon le code postal du lieu de prélèvement et
- des données géoréférencées par les coordonnées géographiques du centroïde de la parcelle ou de la zone de prélèvement.

A partir de 2009, les géo-identifiants ont été enregistrés. Les coordonnées XY ou les géo-identifiants permettent de localiser précisément la zone de prélèvement sur la parcelle ou la parcelle, ce qui contribue à une meilleure valorisation spatio-temporelle dans le cadre du suivi de la fertilité des sols. La spatialisation est explicitée dans la fiche descriptive des points d’échantillonnage.